ALINHANDO SUA EQUIPE PARA O ALCANCE DE RESULTADOS – GESTÃO DE PROCESSOS - Parte 2

07/01/2020

 

 

Olá, Pessoal, nesta edição continuaremos a conversar sobre Gestão de Processos. No mês passado, falei a respeito de conceitos de processos, como fazer o mapeamento, os impactos positivos na contratação, treinamento e monitoramento diário de sua equipe, a diminuição de erros e maior satisfação dos clientes.

 

Foram apresentadas duas ferramentas muito utilizadas para mapeamento e gestão de processos, o Fluxograma e o POP – Procedimento Operacional Padrão, para complementar hoje falaremos de mais uma ferramenta que irá auxiliar, que é a Instrução Normativa.

 

Instrução Normativa (IN) - é um documento que servirá para complementar os processos existentes, descrevendo mais informações de forma analítica para dar mais parâmetros para tomadas de decisões. No processo de atendimento ao cliente, teremos a etapa negociação do orçamento, como Instrução Normativa você poderá descrever quais as formas e condições de pagamento que a empresa disponibilizará, o que avaliar no cliente para ofertar melhores condições; na política de descontos, qual o parâmetro para definir os percentuais que devem ser trabalhados.

 

Após mapear os principais processos, seja com o Fluxograma ou POP, e definir Instruções Normativas, chega a hora de validar com a equipe e padronizar. Apresente para seu grupo o conjunto de processos e INs, explicando a importância da implementação e prazo para padronização. Após validar, inicie os treinamentos, como sugestão crie uma pasta para cada setor (Equipe Técnica, Vendas, Compras, Financeiro, RH, Contabilidade e Gerência) contendo os Processos e INs do setor para consultas do grupo sempre que necessário.

 

Então, você mapeou os processos, criou as INs, validou com a equipe, treinou e disponibilizou material para consulta. Agora, tenha clareza da importância da implementação prática. Se você definiu que é importante, faça acontecer. Entenda, não é tão simples o processo de alinhamento do grupo, não crie expectativas que tudo funcione da noite para o dia, pode demorar, exigirá de você muito foco, persistência, alguns funcionários se adaptarão com facilidade, outros não, talvez você até enxergará coisas que nunca percebeu (pessoas que você considerava importante para o processo oferecendo resistência a mudanças importantes para sua empresa), mas avance cada dia, monitore, converse com a equipe sobre os erros, ajuste o que for necessário na conduta do grupo, mas mantenha o foco em fazer acontecer.

 

Para empresas que não possuem o mapeamento e padronização dos processos, muitas vezes fica distante perceber os benefícios e só visualizam a dificuldade de implementar, mas depois de implementado com a equipe alinhada, você irá perceber quantos erros poderiam ser evitados com atitudes tão simples e quanta dor de cabeça sem razão apenas por falta de ferramentas e estratégias. A padronização dos processos serve como um guia de comportamentos, atitudes e tomadas de decisões que levam sua empresa a um nível maior de resultados e maior satisfação de todos envolvidos, você empresário, sua equipe, seus clientes, seus fornecedores e sociedade.

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