A sua oficina mecânica com uma gestão de todo dia muito eficiente

10/12/2019

 

Alguns erros ainda são comuns, como por exemplo misturar a conta da empresa com a conta pessoal. Mas há como corrigi-los

 

Cada vez mais, as empresas precisam se profissionalizar para se manter competitivas. Na reparação automotiva ainda é comum erros de gestão que comprometem a sua rentabilidade e até a sua produtividade. Nesta matéria, pontuamos dez deles que podem ser identificados e corrigidos, pela experiência de empresários e com as dicas de André Santos dos Reis, analista técnico do Sebrae, Unidade Regional de Barreiras (BA). 

 

A começar pela falta de um plano de negócio. “Para fazer um planejame

 

nto mais eficiente, o mais importante é conhecer a situação atual do mercado, entender o ambiente que está inserido e, por consequência, traçar metas, objetivos e estratégias para alcançar e estabelecer prazos para realização”, orienta André Santos dos Reis.

 

Na Mecânica Beto, em Curitiba (PR), Sandro Cruppeizaki conta como isto se dá na prática. “Geralmente no fim de ano, nós verificamos os resultados e fazemos o planejamento das metas a serem atingidas no ano seguinte, inclusive, para a remuneração do pessoal, pois eles também trabalham com metas. Quando falamos de plano de negócio, isso inclui meta e valor”. E isto se aplica de forma individual para cada um dos três segmentos de negócios que eles têm: oficina mecânica, adaptação de veículos e GNV. 

 

“O que fazemos de forma simples e nada sofisticado é pelo conhecimento que temos, levamos sempre em consideração o faturamento líquido. Para isso, nós temos um software de gestão com os nossos custos e sempre temos uma meta de faturamento para o mês seguinte, pois nem sempre o faturamento em si representa muito do faturamento líquido”, diz Clóvis Marinho Guedes, Autotoki Service, em São Paulo (SP). 

 

Na Invest Auto, de Roberto Turatti, o “Billy”, em Balneário Camboriú (SC), o planejamento começa no atendimento, na primeira abordagem com o cliente. “Eu tenho um fluxograma, uma diretriz de tudo o que acontece na empresa, que é seguido para eliminar qualquer hipótese de um possível retorno”. O que começa no check list e termina no check out, o momento de entrega do veículo para a verificação dos serviços executados e se teve a satisfação do cliente. 

 

Contas separadas - Na opinião de Santos, misturar a conta pessoa jurídica com a conta pessoa física é um dos problemas que sempre acontece com as empresas, independentemente do setor. “O empresário deve se organizar para sua retirada, seu prolabore, e com isso separar suas despesas pessoais das despesas do empreendimento. A retirada sem controle pode prejudicar a saúde financeira da empresa”.

 

“Quem faz isso está dando um passo para a empresa se profissionalizar cada vez menos. A empresa tem o CNPJ, ou seja, ela vive de cifrão, e nós temos o CPF, o nosso coração. Não podemos misturar as coisas, tem que ter um caixa exclusivo para a firma e um prolabore de retirada mensal”, afirma Billy.  

 

 

“Nós temos o nosso programa de gestão. A oficina que não cuidar da gestão está fadada a fechar suas portas”, alerta Guedes. “Existe a separação total aqui na empresa e o prolabore é definido para os sócios. Dizer que nunca acontece seria mentira, mas esta é a linha que seguimos”, comenta Cruppeizaki. 

 

Capital de giro - O terceiro ponto refere-se ao controle do capital de giro. “Controlar o capital de giro é de suma importância, pois principalmente as empresas que trabalham com peças/estoque de mercadoria, imobilizam muito seu capital, e com isso o giro dessas mercadorias deve ser rápido para que não acumule prejuízos e assim ter maior liquidez”, afirma o analista técnico do Sebrae. 

 

“Consideramos sempre um valor como fundo de caixa para compra de equipamentos, atualizações e até para obras na oficina. Também ao longo do ano, fazemos uma poupança para o pagamento do 13º dos funcionários”, revela Guedes. 

 

Linha similar segue Cruppeizaki. “Nós temos uma conta separada para determinados tipos de situações, como a compra de um equipamento ou para o pagamento da rescisão de um funcionário”. E Billy deixa um alerta. “É preciso analisar o quanto se está investindo, o quanto quer investir e o quanto quer ganhar no seu negócio. O que muito tira o capital de giro da empresa é o estoque, algo que hoje é imobilizado”. 

Para um melhor capital de giro, além de não manter estoque de peças, Billy orienta a fazer uma reserva para uma possível rescisão de funcionários e comprar de seus fornecedores com o maior número possível de parcelas e vender à vista ou no menor número de parcelas. “Às vezes, o empresário queima mercadoria para fazer o estoque girar para cobrir furos deixados. Negocie prazo de entrega com o fornecedor”. 

 

Parcerias - A seleção dos seus fornecedores requer critérios e revisões periódicas. “Eles devem ser selecionados de forma mais criteriosa, pois isso entra na relação de confiança, além do preço e qualidade dos produtos. A relação de confiança é de extrema importância, à medida que se estreita essa relação, ambas as partes sentem-se mais confiantes, porém, deve-se ter mais de um fornecedor do produto para atender os clientes”, pontua Santos.

 

“Recentemente, nós fizemos uma revisão de nossos fornecedores e encontramos diferenças de valores bem relevantes. Tem que fazer uma revisão dos fornecedores e cotar com mais de um até para poder negociar”, sugere Sandro Cruppeizaki.

 

O mesmo que faz o Billy, “uma dica que funciona muito bem é tratar os seus fornecedores com profissionalismo, se não tiver legal, chamar para conversar e não ficar somente nas mãos de um único, mas ter outros e fazer comparativos. Negocie prazo com o fornecedor e condições de pagamento e, principalmente, trabalhe sempre na formalidade”. 

 

Na Autotoki, as compras, tirando itens pequenos e peças de giro comuns, são feitas diretamente com os distribuidores. “Sempre trabalhamos com dois ou três para checarmos os preços. O grosso comparamos dos distribuidores, o que já nos gera um ganho”, informa Guedes. 

Sistema de gerenciamento - Ainda há os que não perceberam a importância de ter um sistema de gestão.  “É necessário ter um sistema de gerenciamento, para conseguir ter o melhor controle de sua empresa, mesmo sendo até controles básicos, o importante é documentar, controlar, ter indicadores de gestão para que com isso possa utilizar para tomar decisões e assim saber o caminho para onde a empresa irá”, orienta Santos. 

“Com um sistema de gerenciamento, o empresário consegue ter o histórico do veículo e também verificar se determinado serviço já foi feito. Por menor que seja a oficina, ela tem um giro grande de veículos, pois os carros quebram cada vez menos, por isso, tem que ter rotatividade, fazer o melhor aproveitamento. O histórico serve para orientar o cliente quando ele retornar à oficina ”, diz Billy.

 

“O ERP (software de gestão) é fundamental. Como nós temos três negócios, mecânica, adaptação de veículos e GNV, é preciso apurar os resultados de cada um deles. Sem o sistema de gestão, eu não consigo fazer as apurações ou mesmo ter históricos de fornecedores, de compras e dos clientes. Sem o sistema é inviável ter tudo isso”, expõe Cruppeizaki.

 

Atualização - Nas palavras de Santos, os empresários sempre têm que estar investigando as tendências, participando de palestras, feiras, que tragam a ideia de como eles devem se posicionar no mercado e assim serem mais competitivos. “E também trocar experiências com outros empresários do segmento e não encará-los  como concorrentes”. 

 

“Às vezes, acabamos caindo em uma zona de conforto, principalmente quando se tem um movimento grande na oficina. O empresário só não tem acesso às tendências de mercado se ele não quiser. A própria revista Reparação Automotiva fornece reportagens todos os meses”, afirma Billy.

 

Sandro Cruppeizaki, lembra que no passado a oficina não tinha esta prática. “Inclusive aconteceu isso aqui na empresa, meu pai, o Beto, era um profissional mecânico, o negócio dele era consertar o carro, ele não fazia gestão do negócio, e isso é um problema frequente no nosso setor”. 

 

Na Autotoki, Guedes diz que sempre participa de palestras e seminários, por exemplo, e que também a atualização foi um dos focos com a parceria com a Euro Repar. “Tudo isso com o objetivo de ficarmos cientes com o que está acontecendo no mercado”. 

 

Diferenciais - Buscar serviços diferenciados também é um ponto de atenção que nem todos praticam. “É preciso estar atento ao mercado e aos clientes, pois são eles que darão a direção da sua empresa. Estar atento às mudanças do mercado, às inovações como os carros híbridos, elétricos, inovações que pensávamos estar longe da nossa realidade e já estão nas ruas”, afirma Santos.

 

“Nos seminários, encontros, e junto aos grupos de mecânicos, eu busco muitas informações do que cada um está fazendo. Esta troca de experiência ajuda muito até para a precificação de determinados serviços, ela é constante e também tem que ler o tempo todo sobre o que está acontecendo no nosso mercado, manter-se informado e isso não para nunca”, revela Guedes.

 

“São nas pequenas coisas que você se diferencia nos seus serviços. Primeiro, é preciso saber qual é o foco do seu cliente? O que ele veio buscar na sua empresa? Isso é o mínimo para você orientá-lo. Mostre o que preciso ser feito no carro e de maneira formalizada com o orçamento. Se não trabalhar com o determinado item, como pneu, faça parcerias. Tem vários diferenciais que não custam muito e que agregam valor no seu trabalho”, diz Billy. 

No caso de Cruppeizaki, estar envolvido com entidades do setor ajuda muito. “Uma coisa que as pessoas acham que é uma bobagem, mas não é, é ter a visão e a missão da sua empresa. Também estar envolvido com o Sindirepa-PR e com a Federação das Indústrias do Estado do Paraná abriram muito a minha visão e as possibilidades”. 

 

Qualificação - Da mesma forma que é preciso estar atento às inovações automotivas, com os novos modelos, máquinas, equipamentos e tecnologias, Santos recomenda que “as oficinas tentem se profissionalizar mais, serem ainda mais especialistas e, para isso, a equipe deve ser constantemente qualificada”.

 

Na visão de Billy, o funcionário é a fotocópia do proprietário da empresa. “Investir na equipe requer requisitos mínimos do que você quer de um funcionário, desde o momento de contratá-lo, e também investir na sua capacitação até para justificar um aumento. O aumento tem que ser proativo, fazer mais para ganhar mais, como em qualquer empresa”. 

 

“O pior que pode acontecer é quando você não qualifica e ele fica na sua equipe. Qualificação é sem dúvida fundamental. Procuramos incentivar as pessoas a participarem de cursos e treinamentos, no entanto, mais difícil hoje não é eu pagar por isso, mas o funcionário se dispor a ir”, lamenta Cruppeizaki. 

 

O mesmo acontece na Autotoki. “Nós damos o curso, mas o funcionário não quer ir. Ou por compromisso, ou por desinteresse, ele não quer usar a sua hora no fim de semana para se atualizar. Temos uma dificuldade grande em qualificar nossos profissionais”, comenta Guedes. 

 

Marketing -  Hoje em dia, as mídias sociais estão sendo cada vez mais utilizadas amplamente, segundo Santos, não com o intuito somente de venda, mas de informar ao cliente sobre seu veículo, dando informações que chamem a atenção e que façam cada vez mais com que o cliente tenha mais confiança em seus serviços. “A dica é não ser maçante nas divulgações, mas atender à necessidade do cliente”.

“A primeira divulgação é trabalhar da melhor forma no serviço contratado pelo seu cliente”, ressalta Billy. Em sua oficina, eles trabalham muito com mala direta e pós-venda. “Faço pouco marketing, mas quando faço é bem feito. Porém, o mais importante é consertar o veículo da melhor forma possível pelo valor contratado. Saber vender o seu trabalho, negociar e formalizar, é o que te mantém no mercado”. 

 

A Mecânica Beto tem uma profissional dedicada ao marketing digital. “Inclusive, com canal de vídeos em função das nossas especialidades, o que é fundamental para que possamos ser localizados. Isso nos traz retorno, ficou indispensável essa divulgação, pois atendemos clientes em todo o Brasil, principalmente na parte de equipamentos para deficientes físicos a qual somos fornecedores e buscamos empresas parceiras para a instalação em outras cidades do País”. 

 

Na Autotoki, Guedes conta que eles estão prestes a iniciar um trabalho de divulgação. “Estamos em vias de contratar uma empresa para cuidar somente da nossa área digital”.

 

 

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