A importância de ter indicadores de eficiência para auxiliar na caminhada em busca do maior desempenho da sua oficina
Olá Pessoal, nesta nova série de dicas quero provocar em você leitor uma ação clara em busca de crescimento, quando conseguimos enxergar o que nos impede de crescer, estamos livres para planejar mudanças para o curto, médio e longo prazo, de acordo com o momento de sua empresa, mas é muito importante estar claro que o primeiro passo é ter o conhecimento e o segundo é o comprometimento com a mudança e isso só depende de você.
Nesta edição daremos sequência ao tema “Eficiência Técnica”. Na edição passada falamos sobre a importância da Coordenação de Serviços e nesta falaremos sobre a importância de ter indicadores para auxiliar na caminhada em busca da maior eficiência, na melhor relação custo X benefício da sua equipe.
Quando falamos sobre indicadores muitos “donos de oficinas” não conseguem enxergar de forma prática e isso acaba distanciando a possibilidade de implementação e monitoramento, por enxergarem como algo burocrático e que não agrega valor de forma direta no reparo do veículo, então apresentam resistência em aderir ao conceito. Então quero apresentar aqui indicadores simples para você iniciar os controles e claro auxiliaram na melhoria da eficiência da sua equipe.
O primeiro indicador é a relação entre número de horas vendidas x horas disponíveis da equipe (Nº horas vendidas / Total de horas disponíveis na sua equipe x 100 = X%), que pode ser conhecida na prática como de eficiência técnica, taxa de ocupação ou eficácia da equipe, não importa qual nome você irá escolher, mas saber como está o aproveitamento da oportunidade é fator crucial, pois através desta análise você conseguirá enxergar o nível de oportunidade de venda de serviços com a equipe atual e na prática como está o gerenciamento do fluxo de oportunidade e capacidade da mesma. Por exemplo, se você fizer a análise e encontrar por uma taxa de 25%, significa que poderá aumentar o número de horas vendidas com a mesma equipe, mas antes deverá avaliar também os motivos de estar tão baixa, se é falta de fluxo de veículo, ritmo de trabalho dos mecânicos, venda de serviços de forma errada não respeitando o parâmetro tempo estimado ou falta de conhecimento e habilidade da sua equipe. Viu como um simples indicador poderá lhe oportunizar em uma série de ações de melhorias ou inovações nos processos internos?
Outro indicador básico e simples é o índice de retornos e garantias, nas consultorias é comum ouvir de empresários que sua equipe é muito boa, que é muito raro ter um retorno ou garantia, porém nessas empresas também não existe um processo interno que controle e crie estatísticas sobre o fato, tornando assim a fala dos empresários algo muito superficial e sem base fundamentada, se você não tiver clareza sobre o tamanho do seu problema a tendência é negligenciá-lo, não irá trabalhar nas melhorias necessárias e acredite você poderá errar com seus melhores clientes e assim até perde-los. Então saber como anda a qualidade dos serviços prestados é básico para qualquer empresa, mas crie estatísticas e trabalhe sempre com sua equipe.
Esse índice poderá ser trabalhando com a simples comparação do fluxo de cliente que solicitaram uma garantia comparado com o número de clientes atendidos no mesmo período (Número de atendimentos em garantias / número de clientes atendidos no mesmo período x 100 = x%). Esses números deverão ser extraídos do processo de atendimento e vendas, por isso oriente sua equipe para monitorar e também de forma analítica identificar quais são os motivos das garantias, para posteriormente criar planos de melhorias internas. Se você tiver o interesse em aprender na prática como fazer e receber ferramentas já prontas para controle, entre em contato através de minhas redes sociais e lhe apresento caminhos para conseguir obter.
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